ARTICLES

Adding your Positivity in your Meeting

มีใครเกลียดการประชุมบ้างคะ ??
หลายครั้งเรามักจะคิดว่าการประชุมเป็นเรื่องที่น่าเบื่อ บางทีเข้าไปประชุมเราก็พูดเรื่องซ้ำๆ บ่นเรื่องปัญหาเดิมๆ เราใช้เวลานานในการประชุม แต่สุดท้ายก็ดูเหมือนเรายังย่ำอยู่กับที่และยังไม่ไปไหน

 

มีวิธีการอะไรบ้างที่จะทำให้การประชุมมีความสนุกมากขึ้นคิดถึงการแก้ปัญหามากขึ้น รวมถึงได้ผลลัพธ์ที่ต้องการจากการประชุมนั้นมากขึ้น
เทคนิคง่ายๆที่น่าจะทำได้ก็คือ การเริ่มต้นการประชุมด้วย คำพูดเชิงบวกหรือ "Positive message"
หากเราเป็นคนเรียกประชุม คำพูดเชิงบวกที่เราสื่อสารมีความจำเป็นมาก ในการส่งสัญญาณถึงความสำคัญของหัวข้อที่จะประชุมการขอความร่วมมือ การระดมความคิด ซึ่งเป็นวัตถุประสงค์หลักของการประชุม ในขณะเดียวกัน ท่าทางที่กระตือรือร้นและน้ำเสียงที่สดใส ก็เป็น ส่วนประกอบที่ต้องมาพร้อมกับคำพูดเชิงบวกค่ะ
ลองจินตนาการง่ายๆแบบนี้ก็ได้ค่ะ กรณีแรก นายเอ
นายเอเริ่มต้นการประชุมด้วยน้ำเสียงเนือยๆแบบโมโนโทน ท่าทางเหมือนเพิ่งตื่นนอน หน้าตาเคร่งเครียด และสิ่งที่นายเอพูดเพื่อเริ่มต้นการประชุมก็คือ 
“ก็อย่างที่รู้กันนะครับว่า สินค้าที่เราสั่งไปทางเมืองนอกไม่มี stock ผมลองคุยกับทางบริษัทที่เมืองไทยดูแล้วก็ไม่รู้ว่าจะมีทางแก้หรือเปล่า ตอนนี้โปรเจ็คของเรามีแนวโน้มว่าจะดีเลย์ ออกไปอีกประมาณหนึ่งเดือนครึ่ง ผมก็เลยอยากจะนัดประชุมเพื่อหาทางออกว่าเรามีวิธีการแก้ไขอย่างไร”
ลองนึกถึงการประชุมปกติของเรา สิ่งที่นายเอทำดูเหมือนจะคุ้นๆใช่ไหมคะ เราเจอคนเริ่มประชุมแบบนี้บ่อยมาก หรือเราเองก็เริ่มประชุมแบบนี้เลย
สถานการณ์เดียวกันค่ะ แต่ลองเปลี่ยนเป็นนาย D
นายดีเริ่มประชุม ด้วยท่าทางกระตือรือร้นน้ำเสียงสดใสมีรอยยิ้มให้กับผู้เข้าร่วมประชุม เขาเริ่มประชุมด้วยการกล่าวชื่นชมด้วยความจริงใจถึง เพื่อนร่วมทีมหลายคนที่ทุ่มเทและยอมอยู่โอทีเพื่อให้งานบางอย่างเสร็จ พร้อมขอให้ทุกคนในที่ประชุมช่วยปรบมือให้กับทีมงานเหล่านั้น
หลังจากนั้น แทนที่นายดีจะพูดถึงเรื่องปัญหาเลยในทันที เขาอาจจะใช้เวลาอีกสักหน่อย เพื่อ update งานบางอย่างในโปรเจคที่ทีมงานทำได้ดี เพื่อสร้าง ความมั่นใจและอารมณ์เชิงบวกให้กับผู้เข้าประชุม
อย่างที่หลายท่านอาจจะทราบแล้วว่า อารมณ์เชิงบวกจะช่วยให้เรามีความคิดสร้างสรรค์ มองเห็นภาพใหญ่ รวมถึงสมองส่วนหน้าทำงานได้อย่างเต็มที่ 

ในการประชุมงาน พวกเราหลายๆคนอยากจะใช้เวลาให้สั้นและกระชับและเพื่อไม่ให้เป็นการเสียเวลา เราจึงมุ่งความสนใจและการพูดคุยของเราไปยังปัญหาทันที เรามักไม่ค่อยให้ความสำคัญหรือความสนใจไปกับสิ่งเล็กๆน้อยๆที่เราทำได้ดีหรือสำเร็จ

บางครั้งการเติมคำพูดเชิงบวกและสร้างอารมณ์เชิงบวกในการประชุมช่วงต้น ก็จะมีส่วนช่วยให้การประชุมนั้นเป็นการประชุมที่มีประสิทธิภาพทุกคนระดมสมองด้วยกระตือรือร้น หรือให้ความร่วมมือ ในการแก้ปัญหา ซึ่งบางครั้งอาจจะต้องใช้เวลา หรือ ความพยายามมากกว่าปกติแต่ก็ทำด้วยความเต็มใจ 

สุดท้ายการสร้างบรรยากาศเชิงบวกในการประชุมที่หลายคนอาจจะมองว่าเสียเวลา จริงๆแล้วอาจจะให้ผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพมากกว่าและประหยัดเวลามากกว่าในภาพรวมก็ได้นะคะ