Teamwork & Collaboration กุญแจสำคัญของการสร้างทีมที่มีประสิทธิภาพ

Teamwork และ Collaboration คือ Soft Skills ที่สำคัญกับการทำงานเป็นทีมในองค์กรเป็นอย่างมาก เพราะสมาชิกในทีม แต่ละคนก็จะมีความคิดที่แตกต่างกัน มีทักษะและความรู้ไม่เหมือนกัน ทักษะดังกล่าวจึงเป็นส่วนสำคัญที่จะช่วยให้ทีมของเรานั้นมี Team Engagement หรือการสร้างความผูกพันธ์กันในทีม เพื่อให้ทุกคนเกิดการร่วมแรงร่วมใจ และความสามัคคี พากันเดินไปสู่เป้าหมายอันเป็น Common Goal และยังช่วยพัฒนาองค์กร และทีมงานให้ก้าวต่อไปสู่ความสำเร็จ

ด้วยเหตุนี้องค์กรหลายแห่งจึงต้องการพัฒนาคนให้มีทักษะการสร้าง Teamwork และทักษะการสร้างความร่วมมือหรือ Collaboration ไม่ว่าจะเป็นหัวหน้าทีมหรือลูกน้องก็ตาม เพราะการสร้างความผูกพันธ์กันในทีมให้ทุกคนมีน้ำหนึ่งใจเดียวกัน ไม่ใช่เป็นเพียงแต่หน้าที่ของหัวหน้า แต่ยังถือเป็นความรับผิดชอบของทุกคนในทีมในการช่วยกันสร้างบรรยากาศการทำงานที่มีความสุข ทุกคนทุ่มเทเพื่อให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่นและได้งานที่มีคุณภาพ ดังนั้น วันนี้เราจะมาเรียนรู้ไปด้วยกันว่าทั้ง 2 ทักษะ จะช่วยสร้างทีมให้มีประสิทธิภาพได้อย่างไรบ้าง

ทำความรู้จักกับลักษณะของทีมที่มีประสิทธิภาพและความผูกพันธ์กันในทีม (Team Engagement)

คำว่า Teamwork ทาง Cambridge Dictionary ได้อธิบายความหมายไว้ว่า “การทำงานร่วมกับคนอื่นๆ ภายในกลุ่ม โดยที่การทำงานในครั้งนั้นๆ นำไปสู่ความสำเร็จ” ซึ่งตามปกติแล้วการทำงานเป็นทีมที่ประสบความสำเร็จแบบนี้จะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อ ในทีมมี “ผู้นำ” ที่คอยควบคุมวางแผนและดูแลให้การทำงานของทีมเป็นไปในทิศทางที่ได้วางแผนไว้ตั้งแต่ต้น มีวิธีการทำงานที่ชัดเจน สามารถบริหารบุคคลหรือก็คือสมาชิกภายในทีม ช่วยแก้ปัญหาต่างๆ ได้ดี ช่วยสร้างแรงจูงใจและความเชื่อมั่นให้กับคนในทีมจนสามารถพากันไปสู่ความสำเร็จได้ เราจึงจะสามารถเรียกการทำงานนี้ได้ว่ามีความเป็น Teamwork ถ้าคิดกันแบบติดตลก Teamwork ก็คือการทำงานเป็น Team ที่มัน Work 

ในขณะที่คำว่า Collaboration ทาง Cambridge Dictionary ได้อธิบายความหมายไว้ว่า “สถานการณ์ของคนสองคนหรือมากกว่านั้นซึ่งมีการทำงานร่วมกัน โดยที่มีความมุ่งมั่นที่จะสร้างหรือได้รับในสิ่งเดียวกัน” ความมุ่งมั่นที่จะสร้างหรือทำให้สำเร็จก็คือ Common Goal และสิ่งที่ทุกฝ่ายจะได้รับก็คือ Team Benefits ซึ่งเมื่อทำงานสำเร็จก็จะส่งผลดีให้กับทุกคนในทีม

การทำงานแบบนี้คือการทำงานระหว่างสมาชิกภายในทีมที่มีสถานะเป็นทั้ง "Team Leader" และ “Team Player” โดยไม่ได้มุ่งเน้นให้มีการออกคำสั่งระหว่างกันและกัน แต่จะใช้การพึ่งพาอาศัย การเคารพซึ่งกันและกัน เช่น ในงานนี้ใครถนัดมีความรู้มากอาจจะลุกขึ้นมาเป็น Team Lead ในขณะที่ งานหรือ Task อีกชิ้นคนที่เคยเป็น Team Lead มีข้อมูลน้อยกว่าก็ถอยตัวลงไปเป็น Team Player การทำงานแบบนี้จะช่วยให้ทีมเกิดการร่วมแรงร่วมใจ จนสามารถทำงานที่ได้รับมอบหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพและบรรลุเป้าหมายที่วางไว้ เพราะฉะนั้นแล้ว นี่จึงเป็นเหตุผลว่าทำไมการสร้างทีมที่มีประสิทธิภาพที่จะช่วยนำพาทุกคนไปสู่ความสำเร็จ จะต้องมีทั้ง Teamwork และ Collaboration ซึ่งการมีทั้ง 2 อย่างนี้ จึงจะทำให้ลักษณะของทีมเป็นทีมที่มี ประสิทธิภาพ มีความแตกต่างจากการรวมกลุ่มการทำงานแบบทั่ว ๆ ไป เพราะหัวหน้าหรือผู้นำจะเป็นผู้ช่วยกำหนดทิศทางหรือ Direction ในขณะที่บางครั้งผู้ร่วมทีมก็ผลัดกันขึ้นมา Lead Task บางอย่างเพื่อให้งานที่ได้รับมอบหมายดำเนินไปด้วยความรวดเร็ว 

โดยแต่ละคนภายในทีมรวมถึงผู้นำเอง จะมี Principle ในการทำงานที่เหมือนกัน คือมีความเข้าใจว่าจะต้องพึ่งพาอาศัยซึ่งกันและกัน มีความเชื่อใจ คอยสนับสนุนการทำงานของกันและกัน ใครมีปัญหาก็ยื่นมือเข้ามาช่วยเหลือ ใครต้องการพัฒนาทักษะอะไร
ก็พร้อมที่จะส่งเสริม หากเกิดความขัดแย้งก็สามารถแก้ไขได้อย่างรวดเร็ว และที่สำคัญก็คือผู้นำทำให้ทุกคนเข้าใจจุดประสงค์ที่ตรงกัน และมุ่งเน้นที่ความสำเร็จเป็นอันดับแรก ไม่ใช่การทำงานที่ต่างคนต่างต้องการให้งานเสร็จโดยไม่คำนึงถึงความสำเร็จของทีมเป็นที่ตั้ง ลักษณะการทำงานแบบ Teamwork & Collaboration จึงถือเป็นการทำงานที่ดีและมีประโยชน์ต่อองค์กรมากๆ 

ในการทำงานเป็นทีมที่ไม่มีประสิทธิภาพเท่าที่ควรอาจจะเกิดขึ้นจากการที่ผู้นำไม่มีการกำหนดทิศทางที่แน่นอน ทำให้คนในทีมต่างคนต่างทำเมื่อเกิดปัญหาต่างคนอาจจะมุ่งเน้นมองไปที่เฉพาะเป้าหมายของตนเอง ขาดการมองภาพรวม ทำให้สมาชิกภายในทีม
เกิดความขัดแย้งได้ง่าย เพราะเข้าใจจุดประสงค์ต่างกัน ทุกคนมักจะโฟกัสกับการทำงานของตัวเองเป็นหลัก ไม่ได้ใส่ใจกับภาพรวมของทีมเท่าไหร่นัก ทำให้งานที่ได้มีคุณภาพไม่ตรงกับความต้องการขององค์กร

ข้อดีของการสร้างทีมให้มีประสิทธิภาพ โดยอาศัยทักษะ Teamwork และ Collaboration

1.) ผู้นำและสมาชิกภายในทีมมีความสัมพันธ์ที่ดีต่อกัน

การจะมี Teamwork ที่ดีได้ ผู้นำก็จะต้องมีความเข้าใจในความแตกต่างของลูกน้องแต่ละคน และพยายามมองพวกเขาเหล่านั้น ด้วยความเข้าใจมากกว่าการมองและใช้มุมมองของตัวเองตัดสิน ผู้นำต้องมีความยุติธรรม และความโปร่งใสในการบริหารทีมซึ่งสิ่งเหล่านี้นี่เองที่จะทำให้ลูกน้องเกิดความรู้สึกไว้ใจในตัวผู้นำ กล้าที่จะพูดคุยในเรื่องต่าง ๆมากขึ้น จนทำให้มีความสัมพันธ์ที่ดีในที่สุด นอกจากนั้นการที่จะเกิด Collaboration ระหว่างสมาชิกภายในทีมได้ ทุกคนก็จะต้องมีการเปิดใจให้กันและกัน นี่จึงทำให้สมาชิกแต่ละคนมีความใกล้ชิดกันมากขึ้นตามไปด้วย เวลาที่ตัดสินใจอะไรก็จะยอมรับฟังกัน ไม่เกิดความขัดแย้งตามมา

2.) มีความสุขกับงานที่ทำ เหมือนกับที่เคยวาดฝันไว้

“Teamwork makes the dream work” ชื่อหนังสือของ John C. Maxwell คือสิ่งที่ใช้อธิบายข้อดีของการทำงานร่วมกันในข้อนี้ได้ดีที่สุด เพราะถ้าเรามีผู้นำและผู้ตามที่มีทักษะ Teamwork เหมือนกัน เข้าใจบทบาทหน้าที่และความรับผิดชอบของตนเอง        สิ่งนี้ก็จะทำให้สภาพแวดล้อมในการทำงานในแต่ละวันมีแต่ความเป็นมิตร เห็นถึงประโยชน์ส่วนร่วม มีอารมณ์เชิงบวกและเพิ่มกำลังใจให้กันมากขึ้น เพราะเข้าใจเป้าหมายตรงกันและรู้หน้าที่ของตัวเองเป็นอย่างดี 

3.) เข้าใจเป้าหมายตรงกัน นำพาไปสู่ความสำเร็จ

จุดเด่นของ Teamwork คือการที่เรามีผู้นำคอยชี้ให้เห็นถึงเป้าหมายและกำหนด Direction แบบชัดเจนอยู่ตลอด ทุกคนจึงมีเป้าหมายเดียวกัน มองเห็นทางที่จะเดินไปด้วยกันอย่างชัดเจน และเมื่อเกิดปัญหาขึ้น ก็จะเกิดการร่วมแรงร่วมใจ ช่วยกันหาวิธีการแก้ไขปัญหา พร้อมทั้งเปิดรับฟังความคิดเห็นของเพื่อนร่วมทีม ผู้นำอาจจะใช้ทักษะ Team Coaching ซึ่งจะช่วยให้การปรึกษากันเพื่อแก้ไขปัญหาของทีมเกิดประสิทธิภาพมากขึ้น เพราะการตั้งคำถามและให้ทุกคนได้แชร์ความคิดเห็น วางแผนและช่วยกันหาทางออก จะเป็นการกระตุ้นการใช้งานสมองส่วนหน้าหรือที่เรียกว่า สมองส่วน prefrontal cortex ที่มีหน้าที่ จัดการ แก้ไขปัญหาที่มีความซับซ้อน จนทำให้สามารถหาวิธีแก้ไขปัญหาที่เหมาะสมและพาทีมไปสู่ความสำเร็จได้

4.) บุคลากรในองค์กรมีการพัฒนาตัวเองอยู่ตลอดเวลา

ด้วยความที่ Teamwork และ Collaboration เป็น Soft Skills ที่สำคัญ หัวหน้าจึงควรพร้อมที่จะสนับสนุนและส่งเสริมลูกน้อง หรือเพื่อนร่วมงานให้ได้รับโอกาสในการฝึกฝนทักษะนี้ รวมถึงในการพัฒนาตัวเองทั้งในด้านความรู้และทักษะใหม่ ๆ ที่เหมาะกับการทำงานที่เปลี่ยนแปลงไปด้วย และในความเป็นจริงการทำงานเป็นทีมจะเป็นการเปิดโอกาสให้เราได้เรียนรู้และพัฒนาจากคนอื่น ได้รับความรู้และมุมมองใหม่ ๆ จากเพื่อนร่วมทีม ถือเป็นการแลกเปลี่ยนความรู้ (Knowledge Transfer) และประสบการณ์ซึ่งจะทำให้ทุกคนในทีมสามารถนำไปปรับใช้ในอนาคตได้

เริ่มต้นสร้างทีมที่มีประสิทธิภาพ โดยอาศัยทักษะ Teamwork และ Collaboration

1.) ผู้นำจะต้องอธิบายเป้าหมายให้ชัดเจน

การที่ทำให้ทีมมีความเป็น Teamwork และเกิดการร่วมมือกัน อันดับแรกผู้นำจะต้องแจ้งเป้าหมายให้ชัดเจนเสียก่อน ซึ่งควรจะเริ่มตั้งแต่การพบหน้าเพื่อ Kick Off Project หรือการประชุมเกี่ยวกับงานหรือโครงการที่ทำร่วมกันเป็นครั้งแรก โดยอธิบายให้เข้าใจในรายละเอียดต่างๆ พร้อมกับถามย้ำอีกครั้งเพื่อให้ทุกคนเข้าใจเป้าหมายนั้นจริง ๆ ทีนี้เมื่อเรามีเป้าหมายชัดเจน สมาชิกภายในทีมก็จะสามารถทำงานไปในทิศทางเดียวกันและนำไปสู่ความสำเร็จได้

2.) วางหน้าที่คนในทีมให้ชัดเจน ไม่ทับซ้อนกัน

ในความรับผิดชอบนี้อาจจะถือเป็นหน้าที่ของผู้นำอีกที่จะต้องวางแผนเลือกหน้าที่ที่เหมาะสมกับสมาชิกภายในทีม โดยที่แต่ละหน้าที่จะไม่มีการทับซ้อนกันเกิดชึ้น เช่น ให้คนหนึ่งรับผิดชอบการคิดแผนการตลาดและหาช่องทางการตลาด ส่วนอีกสองคนมารับช่วงต่อในการคิดคอนเทนต์ที่จะดึงดูดความสนใจจากกลุ่มลูกค้า เป็นต้น การทำแบบนี้จะช่วยให้ทีมมีความเป็น Teamwork มากขึ้น เพราะมีการทำงานอย่างเป็นระบบ แต่ละคนรู้หน้าที่ชัดเจน จึงทำให้การทำงานร่วมกันเป็นไปด้วยดี

3.) มีการพูดคุยเปิดใจกันเสมอ

การเปิดใจคุยกัน ไม่ว่าจะเป็นเรื่องงานหรือเรื่องทั่วไปที่พบเจอในแต่ละวัน นอกจากจะทำให้ระยะห่างระหว่างหัวหน้าและลูกน้องลดลงแล้ว ยังทำให้ระยะห่างระหว่างสมาชิกในทีมลดลงเช่นกัน เพราะการสื่อสารจะทำให้ทุกคนเกิดความเข้าใจซึ่งกันและกันมากขึ้น พร้อมที่จะรับฟังเมื่อมีคำแนะนำเกี่ยวกับงาน โดยที่ต่างฝ่ายต่างไม่ได้รู้สึกแย่ สิ่งนี้จะช่วยส่งเสริมทำให้ทีมมีทั้ง Teamwork และ Collaboration Skill

4.) สร้างความมั่นใจให้กับทุกคนในทีม

หนึ่งในสิ่งที่ทำให้ Teamwork และ Collaboration เกิดขึ้นในการทำงานเป็นทีมก็คือ การมั่นใจในความสามารถของเพื่อนร่วมทีมและเชื่อในตัวผู้นำว่าจะสามารถพาทีมไปสู่เป้าหมายที่วางไว้ได้ เมื่อทุกคนเชื่อในตัวผู้นำแลเวก็ควรสร้างการเชื่อมั่นในความสามารถของตัวเองและเพื่อนร่วมทีมควบคู่กันไปด้วย ความเขื่อมั่นที่เกิดขึ้นกันในทีมนี้เองจะทำให้สมองสั่งการให้มีการหลั่งฮอร์โมน Oxytocin ออกมามากขึ้น ซึ่งจะส่งผลให้มีความเห็นอกเห็นใจแก่กันและกันมากขึ้นด้วย  สาร Oxytocin มีผลเกี่ยวกับการสร้างความไว้วางใจ อ้างอิงจากบทความเรื่อง Neuroscience Of Trust โดยฮอร์โมนนี้ จะ ส่งผลให้เกิดความเข้าใจซึ่งกันและกัน และทำให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น ลดความขัดแย้ง 

Teamwork และ Collaboration เป็นกุญแจสำคัญในการสร้างทีมที่ประสิทธิภาพ และยังช่วยพัฒนาคนในองค์กรให้มีทักษะที่เป็นประโยชน์ สามารถพาองค์กรให้เติบโตไปสู่ความสำเร็จได้ แม้ในระหว่างทางการทำงานจะเกิดปัญหาขึ้น แต่ถ้าทุกคนในทีมรวมไปถึงผู้นำมีทักษะการสร้าง Teamwork และ Collaboration แล้วนั้น ทางออกของปัญหาและความสำเร็จก็จะมาในท้ายที่สุดแน่นอน